OTE II

Tiedostojen avaaminen

Tiedoston voi avata Wordissa kahdella eri tavalla: joko pudottamalla tiedoston kuvake Wordin kuvakkeen päälle, tai sitten valitsemalla File-valikosta Open.

Mac OS:ssa tiedosto aukeaa varmimmin aina jälkimmäisellä keinolla. Jos tiedosto on tuotu joltakin muulta koneelta tai sähköpostista, Mac OS ei välttämättä ymmärrä että Word todellakin osaa avata kyseisen tiedoston, eikä anna pudottaa tiedostoa Wordin kuvakkeen päälle.

Word: File - Open -ikkuna
Word: File - Open

Open-ikkunassa ylhäällä näkyy tämänhetkisen kansion nimi. Sen oikeassa reunassa olevasta kolmiosta avautuu lista niistä kansioista, mitä työpöydältä pitää avata, jotta pääsee tähän kansioon.

Ikkunan keskellä näkyy luettelo tämänhetkisessä kansiossa olevista tiedostoista ja kansioista. Kansiota kaksoisklikkaamalla siirrytään kyseiseen kansioon.

Ikkunan alareunassa näkyy näytettävien tiedostojen tyyppi, yleensä Word Document. Jos haluttu tiedosto ei näy luettelossa, kolmiosta avautuvasta listasta kannattaa valita All Files, jolloin kaikki tiedostot näytetään.

Ikkunan vasemmalla puolella on Pikavalikko, jolla voi siirtyä suoraan esimerkiksi työpöydälle tai My documents -kansioon.

Avaa haluamasi tiedosto kaksoisklikkaamalla.


Tiedoston tallentaminen

File-valikon Save As tallentaa tiedoston halutulla nimellä. Save tallentaa muutokset viimeksi tallennettuun tiedostoon (paitsi jos tiedostoa ei ole tallennettu, jolloin Savekin kysyy tiedoston nimeä).

Word: File - Save (As)
Word: File - Save As

Tallennusikkunassa ylhäällä on sen kansion nimi, johon tallennetaan. Keskellä ikkunaa näkyy luettelo kansiossa jo olevista tiedostoista ja kansioista. Luettelon alapuolella on laatikko, johon kirjoitetaan tallennettavan tiedoston nimi. Alimmasta kohdasta valitaan tallennettavan tiedoston tyyppi.Keskellä ikkunaa olevasta luettelosta voi avata jonkin kansion kaksoisklikkaamalla sitä. Oikealla olevalla Desktop-napilla pääsee suoraan työpöydälle.

Kirjoita tiedoston nimi ja paina Enter-näppäintä (tai klikkaa Save-nappia).


Tiedostojen nimistä ja tiedostomuodoista

Silloin kun tiedostoa aiotaan käyttää jollakin muullakin koneella, on tärkeää muistaa itse lisätä tiedostomuotoa vastaava pääte tiedoston nimeen. Esimerkiksi sähköpostissa liitteenä lähetetty Word-tiedosto ei aukea vastaanottajalla (ainakaan helposti), jos sen nimi ei lopu .doc -päätteeseen.

Jos tiedostoja siirretään esimerkiksi korpuilla tai PC-formatoiduilla Zip-levyillä, kannattaa nimenä käyttää korkeintaan kahdeksaa merkkiä ennen päätettä. Nimessä kannattaa käyttää silloin vain kirjaimia A-Z, numeroita ja tavuviivaa, ei välilyöntiä, pistettä tai ääkkösiä. Muuten nimi saattaa muuttua (itse tiedosto ei ole vaarassa).

Neljä tärkeintä tiedostomuotoa:

  • .doc - Word Document
    Wordin oma tallennusmuoto. Vanhemmat Wordin versiot eivät osaa avata uudempien Wordien tiedostoja ilman erityisiä apuohjelmia. Tässä muodossa tiedosto säilyy täydellisenä. Vaarana tässä muodossa on se, että mukana voi tulla nk. makroviruksia, jos käyttäjällä ei ole viruksentorjuntaohjelmaa.
     
  • .dot - Document Template
    Word-pohjatiedosto. Näyttää tavalliselta Word-tiedostolta, mutta tallennettaessa Word kysyy aina uuden tiedoston nimeä. Jos tiedostosi muuttuvat itsestään tähän muotoon, syynä on usein jokin makrovirus.
     
  • .rtf - Rich Text Format
    Yhteensopiva tekstitiedosto. Kaikki tekstinkäsittelyohjelmat tukevat tätä muotoa. Yleensä muotoilut säilyvät samanlaisina, mutta kuvat ja word-grafiikka katoavat. Kun haluat varmistaa, että vastaanottaja saa muotoillun tekstin varmasti luettua, tallenna tähän muotoon.
      Jos Windows:n ja Mac OS:n välillä siirrettäessä ääkköset muuttuvat erikoismerkeiksi, se johtuu siitä, että Mac OS käyttää omaa merkistöään, eikä Windows osaa ottaa sitä huomioon. Jos siirrät tällaista tiedostoa sähköpostitse Fetchillä, siirrä se pelkkänä tekstinä (ASCII, ei Binary), niin Fetch muuttaa käytetyn merkistön Windowsin ymmärtämään muotoon.
     
  • .txt - ASCII Text, Plain Text, Text Only
    Pelkkä teksti ilman muotoilua. Kaikki tekstinkäsittelyohjelmat tukevat tätä muotoa, mutta kaikki muotoilut, kuvat ja word-grafiikka katoavat. Käyttöjärjestelmästä ja maa-asetuksista riippuen ääkköset ja erikoismerkit yleensä sekoilevat, ja joskus rivinvaihdon sijaan näkyy jokin erikoinen merkki ja koko teksti on samalla rivillä. Tietyissä tilanteissa, kuten esimerkiksi HTML-koodia käsin kirjoitettaessa tämä on ainoa sopiva tallennusmuoto.
     

Katso myös tasokoe I:n Tallennusmuotoja.


[ Pääsivulle ]   [ Tehtäviä ]

Avanto Oy, 2000 - Taideteollisen korkeakoulun Taidekasvatuksen osaston käyttöön