OTE II

Tyylien käyttö

Aluksi pari asiaa tekstin kirjoittamisesta:

  • Enter-näppäin ei ole rivinvaihto. Riviä ei tarvitse - ei saa - itse katkaista, vaan Word rivittää tekstin ihan itse.
  • Enter-näppäin aloittaa aina uuden kappaleen.
  • Jos joskus tarvitset pelkän rivinvaihdon, eli haluat siirtyä seuraavan rivin alkuun samassa tekstikappaleessa, paina Shift-Enter.
  • Älä tuhlaa paperia. Esikatselu näyttää tekstisi juuri sellaisena kuin se tulee paperille. Vaikka näytöltä lukeminen onkin hitaampaa kuin paperilta, tulostaminen maksaa, ja sinä itse sen lopulta aina jotenkin maksat.
  • Tallenna tiedostosi usein. Tallenna originaali aina Wordin omaan muotoon. Tallenna muille lähettämäsi tai viemäsi dokumentit muotoon, jossa he varmasti saavat sen auki; älä jätä sitä koskaan vastaanottajan vastuulle.
  • Älä muokkaa ulkoasua kesken kirjoittamisen, ellet tee sitä helpottaaksesi kirjoittamista. Aikaa tuhraantuu liian helposti ulkoasulla leikkimiseen, kun pitäisi puurtaa itse tekstin kimpussa.

 

Tyylit kehitettiin tekstin hallinnan helpottamiseksi. Vaikka kullakin tyylillä on oma ulkoasunsa, kyse ei ole tekstin ulkonäöstä, vaan sisällöstä. Tyyleillä kerrotaan tekstin asema tai merkitys kokonaisuudessa - esimerkiksi pääotsikkoa varten on oma tyylinsä (Heading 1), samoin alaotsikoita (Heading 2) ja väliotsikoita (Heading 3). Tavallisen tekstin eli "leipätekstin" tyyli on Normal. Valmiita tyylejä, kukin eri tarkoitusta varten, on Wordissa kymmeniä.

Huom! esimerkiksi sisällysluettelon Word luo tyylien mukaan.

Otsikoina voi käyttää ainoastaan Heading-tyylejä, ja Normal-tyyli on aina leipätekstiä. Muihin tarkoituksiin käyttäjä voi luoda omat tyylinsä, tai muokata olemassaolevia tyylejä.

Tyylin ulkoasu kattaa kaiken tekstin ulkonäköön liittyvän: rivivälin, kappalevälit, tekstin koko, käytetty kirjasin (fontti), ja niin edelleen. Kullakin tyylillä on oma ulkoasunsa. Kaikki ne ulkoasun ominaisuudet, mitä tyylille ei ole erikseen määritelty, "periytyvät" Normal-tyyliltä.

Tyylikkään näköisen esseen, raportin ja jopa kirjankin voi kirjoittaa käyttämällä vain muutamaa eri tyyliä. Tästä on se etu, että ulkoasun hallitseminen on huomattavan helppoa: riittää, että määrittelet kerran kunkin käytetyn tyylin ulkoasun.

Jos työstät usein ulkoasultaan samanlaisia dokumentteja, sinun kannattaa tallentaa siitä pohja, jossa tyylien ulkoasu ja sivun asetukset ovat jo valmiiksi: avaa tai tee dokumentti, jossa ulkoasu on haluamasi, poista kaikki teksti, ja tallenna Document Template -muodossa Wordin Templates-kansioon. Kun seuraavan kerran valitset File-valikosta New, voit valita pohjasi suoraan luettelosta.

Jos Wordin Templates-kansio on suojattu, voit tallentaa tiedostosi myös omaan kansioosi. Sinun täytyy vain avata se joka kerta, kun aloitat uuden dokumentin kirjoittamisen, ja tallentaa aina uudella nimellä (säilyttääksesi pohjan tyhjänä).

Useimpia käyttäjiä hämää se, että heti tyylivalikon oikealta puolelta työkalupalkissa voi suoraan valita haluamansa fontin, koon, tasauksen ja niin edelleen. Ne määrittelevät kuitenkin vain poikkeuksen käytettyyn tyyliin, eivätkä ne vaikuta itse tyylin ulkoasuun.

Jos tekstikappaleessa on yllä mainittuja poikkeuksia, niin nuo poikkeukset säilyvät kun kappaleen tyyliä vaihdetaan. Käytä siksi poikkeuksia vain tehokeinona. Kun haluat yleisempiä muutoksia ulkoasuun, muuta kyseisen tyylin ulkoasua.

Alla ovat Wordin yleisimmät työkalupalkit:

Word: Työkalupalkki
Word: Työkalupalkki

Työkaluja voi siirrellä ruudulla raahaamalla niitä nappuloiden ulkopuolella, vasemalla olevasta alueesta (kuvassa kolme pistettä päällekkäin). Jos palkit eivät ole näkyvissä, valitse Tools-valikosta Customize... tai View -valikosta Toolbars ja Customize. Avautuvasta ikkunasta ikkunasta (kohdasta Toolbars) voit valita, mitkä työkalupalkit ovat näkyvissä (yleensä Standard ja Formatting):

Word: View - Toolbars / Tools customize
Word: Tools - Customize tai View - Toolbars - Customize, työkalupalkit näkyviin

 

Työkalupalkissa olevassa tyylivalikossa näkyvät vain tällä hetkellä käytössä olevat tai yleisimmät tyylit. Jos tarvitsemaasi tyyliä ei näykään, voit valita sen Format-valikosta Styles and Formatting (=Styles). Valitse vasemmalta alhaalta All Styles, ja luettelosta haluamasi tyyli ja Ok:

Word: Format - Style
Word: Styles and Formatting

Tyylien Muokkaus

Muokkaa tyylejä Styles and Formatting -valikosta klikkaamalla tyylin nimeä ja valikoimalla vetolaatikosta Modify.

Word : Tyylivalikko

Modify

Modify -laatikossa määriltellään kaikki tyyliin liittyvät määritykset. Voit muuttaa tyylin nimeä, tyyliä johon se perustuu tai määrittää seuraavan kappaleen tyyli. Kappale vaihdetaan Enter -näppäimellä jolloin Word automaattisesti vaihtaa haluttuun tyyliin.

Modify -laaitkossa näet tyylin nykyiset määritykset ja näytteen miltä se näyttää.

Format -valikosta voit muokata tyylin kaikkia ominaisuuksia.

Word : Modify

 

Tyylejä on olemassa kahta eri lajia: kappaletyylejä ja merkkityylejä. Oikeastaan merkkityylejä käytetään vain erikoistapauksissa, ja kaikki käyttäjän valitsemat tyylit ovat kappaletyylejä.

Kappaletyylit ovat aina voimassa koko kappaleelle. Sinun ei tarvitse "maalata" tekstiä, kun vaihdat yhden kappaleen tyyliä; riittää, että kohdistin (eli kursori) on halutun kappaleen kohdalla.

Yleensä kappaletyylit vaihtuvat järkevästi: jos kirjoitat otsikkokappaletta, ja aloitat uuden kappaleen (Enter-näppäimellä), kappaletyyli vaihtuu automaattisesti leipätekstiksi (Normal). Kun tähän tottuu, kirjoittaminen nopeutuu huomattavasti.

Laajempi kokonaisuus voi olla osina useammassa tiedostossa, kunhan niissä käytetään samoja tyylejä. Tyylien ulkoasujen ei tarvitse olla samanlaisia. Tällaisen kokonaisuuden voi helposti koota yhdeksi tiedostoksi (Master Document-näkymässä). Myös esimerkiksi taitto-ohjelmat Adobe Pagemaker ja Indesign käyttää tyylejä samalla tavalla kuin Word, joten silläkin voi helposti taittaa jopa tuollaisen useamman dokumentin kokonaisuudenkin yhtenäisen näköiseksi, tyylejä käyttämällä.


Jos sinulla on muotoilematonta tekstiä (esimerkiksi verkkosivulta selaimesta kopioituna), seuraavilla toimenpiteillä saat siitä täysin muotoiltua, tyylejä käyttävää tekstiä. (Ensimmäiset 12 kohtaa puhdistavat tekstistä ylimääräiset välilyönnit ja Enterin painallukset. Tässä kahdesta peräkkäisestä Enterin painalluksesta tulee uusi kappale.)

  1. Valitse kaikki teksti (Mac OS: Omena-A, Windows: Ctrl-A), ja tyyliksi Normal.
  2. Korvaa kaikki kaksi perättäistä välilyöntiä (=enter) yhdellä välilyönnillä. Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  3. Korvaa kaikki '^p ':t (siis ^,p,välilyönti) '^p':llä (siis ^,p). Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  4. Korvaa kaikki ' ^p':t (siis välilyönti,^,p) '^p':llä. Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  5. Korvaa kaikki '^p^p^p':t '^p^p':llä. Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  6. Korvaa kaikki '^p^p':t '*!#!*':llä (tai jollakin muulla merkkijonolla, jota ei löydy tekstistä ja joka on helppo muistaa).
  7. Korvaa kaikki '^p':t välilyönnillä.
  8. Korvaa kaikki '^t':t (siis ^,t) välilyönnillä.
  9. Korvaa kaikki '*!#!*':t (tai käyttämäsi merkkijonot) '^p':llä.
  10. Korvaa kaikki kaksi perättäistä välilyöntiä yhdellä välilyönnillä. Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  11. Korvaa kaikki '^p ':t (siis ^,p,välilyönti) '^p':llä (siis ^,p). Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  12. Korvaa kaikki ' ^p':t (siis välilyönti,^,p) '^p':llä. Toista kunnes korvattavia ei enää löydy.
  13. Valitse View-valikosta Outline-näkymä.
  14. Nosta haluamasi kappaleet otsikoiksi työkalupalkin nuolinappuloilla.
    (Voit siirtää vasemmalla olevasta pallukasta otsikon ja siihen liittyvät alaotsikot ja leipätekstit kokonaisuutena johonkin toiseen kohtaan.)
  15. Valitse View-valikosta Layout-näkymä.
  16. Muokkaa aluksi Normal-tyylin ulkoasu haluamaksesi. Muista aluksi klikata leipätekstikappaleeseen.
  17. Muokkaa sitten Heading 1 -tyylin (pääotsikkotyylin) ulkoasu, ja sen jälkeen järjestyksessä muiden käyttämiesi otsikkotyylien ulkoasut.
     
    Valmis.

[ Pääsivulle ]   [ Tehtäviä ]

Avanto Oy, 2000 - Taideteollisen korkeakoulun Taidekasvatuksen osaston käyttöön